La plateforme d’envoi
de courrier en ligne pour les syndics,
Doc’up Immo
Compatible avec tous les logiciels métiers, notre interface permet l’envoi de vos convocations d’assemblée générale, vos procès-verbaux, relances et tous vos documents du quotidien.
Une plateforme d’envoi de courrier en ligne dédiée aux syndics et aux administrateurs de biens
La solution d’externalisation du courrier DOC’UP Immo a été spécialement conçue pour les besoins des professionnels de l’immobilier : syndics de copropriété, cabinets de gestion locative, organismes HLM et promoteurs immobiliers.
DOC’UP Immo simplifie votre travail et réduit considérablement vos coûts relatifs au traitement du courrier. Fini les heures interminables consacrées à la mise sous pli manuelle de votre courrier, fini les stocks de timbres et les files d’attente à la Poste !
Qu’est-ce que Doc’up Immo ?
DOC’UP Immo est un service en ligne qui vous permet d’envoyer des courriers simples ou recommandés, papiers ou électroniques, en quelques clics depuis votre ordinateur (PC ou Mac), tout en faisant des économies et en sécurisant vos envois.
Quels courriers envoyer avec l’interface Doc’up Immo ?
L’interface DOC’UP Immo vous permet d’envoyer tous vos documents. Convocations d’assemblée générale, appels de fonds, procès-verbaux d’AG, avis d’échéance, quittances, et même tous vos documents du quotidien, tout peut être expédié depuis la même interface.
Production courrier à J
Votre courrier est produit et remis en poste le jour J pour toute commande passée avant 11h.
Facturation à la copropriété
L’acheminement est facturé directement à l’immeuble et prélevé sur les comptes des SDC.
Multicanal
Courrier papier, email, appel…
Tarif préférentiel
Vous bénéficiez du tarif grand compte de La Poste pour les envois simples.
API pour intégration
DOC’UP Immo s’intègre facilement dans vos outils grâce à une API.
Différents formats impression
Optez pour une impression standard R/V agrafé ou en mode livret
Archivage
Archivage de vos documents pendant 5 ans.
Pas de limite de poids sur vos fichiers.
25%
d’économies par envoi en moyenne
5 secondes
pour envoyer 1, 10, 1000 courriers ou plus
1 interface
pour tous vos dépôts, le suivi et l’archivage des preuves
24/7
déposez votre courrier n’importe quel jour, à n’importe quelle heure
Multicanal
courrier postal simple, courrier postal recommandé, avis électronique et lettre recommandée électronique, email certifié
Une solution courrier multicanale unique pour les syndics
DOC’UP Immo vous permet d’envoyer simultanément l’ensemble de vos documents soit par courrier traditionnel (simple ou recommandé AR) soit par voie électronique. Vous pouvez ainsi laisser le choix à vos administrés (copropriétaires ou locataires) conformément à la règlementation* en vigueur.
L’interface diffuse de façon automatique vos documents par la filière de votre choix à un ou plusieurs destinataires.
DOC’UP accompagne les syndics dans la digitalisation de leurs process en leur permettant de recueillir les consentements préalables aux envois dématérialisés.
Pour en savoir plus sur le recommandé électronique, référez vous au décret en vigueur.
L’envoi de vos convocations d’AG et PV en format livret
Nous vous proposons désormais d’envoyer vos convocations d’assemblée générale et vos procès-verbaux d’assemblée générale sous forme de livret couleur ou noir et blanc. Une offre haut de gamme unique sur le marché pour refléter votre image de marque.
De plus, le format livret assure un confort certain et une meilleure lisibilité à vos copropriétaires dans la lecture de la convocation ou du PV.
Les pages de couverture sont personnalisables. Cela vous permet, si vous le souhaitez, d’y ajouter un pouvoir détachable au dos du livret.
Une solution qui a fait ses preuves
DOC’UP a lancé son offre de dématérialisation et d’externalisation du courrier en 2016.
Développée par nos équipes Nirva Software basées à Lyon, DOC’UP Immo a ainsi fait ses preuves en permettant à des centaines de clients d’envoyer leurs courriers postaux et électroniques en quelques clics depuis un lien internet.
Notre principal centre de production à Nanterre, au siège du groupe, traite au quotidien jusqu’à un million de pages pour nos 400 clients syndics.*
Ces chiffres sont en constante évolution depuis le lancement de cette offre, nous sommes ainsi en capacité d’adapter notre production au développement de l’activité.
Nous avons su gagner la confiance de nos clients mais aussi de partenaires comme l’UNIS national. Découvrez toutes nos références clients et partenaires sur la page dédiée.
*Données statistiques 2023
Un accès à l’interface des plus aisés
Notre plateforme d’envoi de courrier en ligne Doc’up Immo est accessible via un lien internet avec un login et un mot de passe. Seule une connexion internet est requise.
L’interface est accessible depuis n’importe quel terminal : PC, Mac, tablette, tous les jours, à n’importe quelle heure, sans interruption.
Vous pouvez y déposer vos documents issus de tout logiciel métier.
Vous pouvez aussi envoyer vos documents vers un coffre-fort électronique, une archive et même… votre imprimante locale.
Une intégration dans votre logiciel métier syndic
Après avoir étudié pendant de longues années l’environnement et les contraintes liées au secteur immobilier et notamment aux syndics de copropriétés et administrateurs de biens, DOC’UP a développé une solution qui leur est dédiée.
DOC’UP Immo répond ainsi parfaitement aux exigences des professionnels de l’immobilier.
Nous sommes partenaires des principaux logiciels syndics.
Notre solution peut ainsi s’intégrer directement à vos applications métiers pour une prise en main des plus simples et en toute transparence.
La solution logicielle dispose d’API qui favorise l’interopérabilité pour une expérience utilisateur des plus simples.
Une mise en place très facile
Vous décidez de nous confier les envois de votre cabinet ?
Après un audit gratuit de vos méthodes et typologies d’envoi, nos équipes techniques vous paramètrent une interface personnalisée.
Nous vous accompagnons dans la mise en place et la formation complète sur site ou en visio : nous vous expliquerons comment procéder pour déposer vos différents documents (convocations, PV d’AG…), préparer vos commandes, les valider et suivre vos expéditions.
L’équipe support reste à votre disposition pour la prise en main de la solution et vous guide au quotidien. Vous pourrez dès lors, envoyer vos convocations et PV d’AG en quelques clics en totale autonomie.
Une plateforme d’envoi de courrier en ligne sécurisée
DOC’UP Immo vous permet d’expédier vos courriers en toute confidentialité grâce à un login et un mot de passe. Les données que vous transmettez sont ainsi protégées et les informations relatives à vos envois également. Vous avez la main pour suivre l’acheminement de tous vos plis sur la plateforme.
Selon la configuration de votre cabinet, vous pouvez choisir d’attribuer des logins et mots de passes différents à vos salariés ou même de leur donner accès à des fonctionnalités différentes. Vous pourrez ainsi contrôler très aisément les actions de chacun et éviter toute mauvaise manipulation.
Des envois tracés et archivés
Tous vos plis sont tracés et archivés lors de leur production et expédition. Vous pouvez ainsi suivre toutes les étapes très aisément sur votre plateforme d’envoi de courrier en ligne.
L’onglet « Rechercher » vous permet de gérer vos dépôts de documents et vos expéditions. Vous pouvez revoir comment a été envoyé votre pli : par recommandé papier ou avis électronique par exemple, l’heure et la date de création de la commande, retrouver les AR et même télécharger l’ensemble des accusés de réception en un clic.
Une équipe support très disponible
Notre service client est disponible du lundi au vendredi de 8h à 18h pour répondre à l’ensemble de nos clients par mail, téléphone ou via le chat de l’interface.
Formés sur les obligations et exigences des syndics de copropriétés, ils connaissent parfaitement les contraintes techniques et les délais liés à vos envois de convocations d’assemblée générale ou autre document. N’hésitez pas à les solliciter en cas de doute.
La satisfaction client, au cœur de nos préoccupations
Toutes nos équipes travaillent main dans la main : développeurs, ingénieurs d’affaires, support technique, afin de garantir le meilleur service pour nos clients.
Nous prenons un engagement ferme à assurer toutes les étapes de l’offre de service en interne sans sous-traitance pour faire preuve d’agilité et de réactivité au quotidien.
Du développement logiciel au service client en passant par la production du courrier, tout est géré au sein de Doc’up.
Nous connaissons les problématiques métiers de nos clients et ces derniers connaissent leurs interlocuteurs chez Doc’up. Nos conseillers seront toujours très réactifs pour répondre à l’ensemble de vos sollicitations.
Un centre de production courrier internalisé
L’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’expédition de tous vos courriers sont traités par DOC’UP.
En effet, notre centre de production se trouve au même endroit que notre siège social, dans nos locaux à Nanterre.
Cela nous permet de vous garantir la meilleure expérience client. Nos équipes production, technique et commerciale peuvent ainsi communiquer très facilement et connaissent parfaitement les spécificités de chaque client.
De plus, nous avons opté pour les machines les plus performantes du marché afin de vous offrir une qualité optimale tout en produisant des volumes importants de pages chaque jour.
Accompagnement dans la gestion des préférences d’envoi de vos copropriétaires
DOC’UP accompagne les syndics dans la gestion des préférences d’envoi de leurs copropriétaires depuis la loi du 9 avril 2024. Cette loi vise à accélérer et simplifier la rénovation de l’habitat dégradé et des grandes opérations d’aménagement. Elle impose aux syndics de copropriété de nouvelles règles quant à leurs correspondances avec les copropriétaires. Cela induit notamment le changement du mode d’envoi des notifications.
Le mode normal d’envoi des convocations, PV d’AG et mises en demeure devient la voie électronique. Le syndic a toutefois l’obligation d’informer ses copropriétaires de la possibilité de revenir au papier. Ils sont en mesure de les informer de leur décision par le moyen de leur choix.
DOC’UP vous aide gratuitement à recueillir les choix de vos copropriétaires grâce à son nouveau module « Mon choix ».
Votre simulateur d’envoi de courrier avec Doc’up Immo
Simulateur coûts pour vos envois de convocations, PV d’AG et appels de fonds
Pourquoi confier mon courrier à Doc’up ?
Retrouvez tous les bénéfices de l’externalisation et la dématérialisation via notre plateforme d’envoi de courrier en ligne : gain de temps, d’argent et bien d’autres… sur nos pages dédiées.
