Pourquoi envoyer un courrier en recommandé ? Comment envoyer un recommandé ?
Vous êtes une entreprise et avez un grand nombre de courrier à faire partir en recommandé ? DOC’UP vous donne des solutions pour envoyer un courrier recommandé à bas prix très simplement !
Qu’est-ce qu’un courrier recommandé ?
Il existe plusieurs types de courrier en France : lettre Ecopli, lettre verte, lettre prioritaire France, lettre prioritaire International, lettre suivie et lettre recommandée.
La lettre recommandée est l’envoi le plus sécurisé, le plus fiable et efficace pour envoyer votre courrier. Elle nécessite obligatoirement la remise d’un récépissé à l’expéditeur afin de prouver son dépôt et la signature du destinataire.
Pourquoi choisir l’envoi de courrier recommandé ?
Comme dit précédemment, l’envoi en recommandé est le plus fiable et sécurisé. Il permet d’obtenir un accusé de réception et ainsi, de s’assurer de la bonne réception du courrier par le destinataire. De plus, son identité est vérifiée et une signature est requise, ce qui va attester que c’est bien le destinataire qui a ouvert votre courrier.
Cela permet ainsi de garder une véritable trace : la preuve d’envoi du courrier à une date précise et à un destinataire désigné.
Envoyer une lettre recommandée ou une lettre suivie, quelle différence ?
La lettre suivie permet de suivre l’acheminement et la distribution de son courrier. Elle permet de connaître la date de réception ou le cas échéant, le motif pour lequel le courrier n’a pas été remis au destinataire. En revanche, elle ne permet pas d’obtenir d’assurance en cas de perte, contrairement à la lettre recommandée pour laquelle est indemnisation est prévue. La lettre suivie n’a pas de valeur légale. Il est donc préférable d’opter pour la lettre recommandée s’il s’agit d’un courrier important.
Les différents courriers recommandés et les méthodes d’expédition
Les types d’envoi de courrier en recommandé pour les entreprises
Lettre recommandée AR papier
L’envoi de recommandé papier est la méthode la plus ancienne et connue de tous. Toutefois, lorsque l’on envoi de nombreux courriers, l’envoi manuel peut être long et fastidieux. Aussi, lorsque le nombre de pages est important et que le courrier pèse lourd, l’expédition d’un recommandé papier peut devenir très coûteuse.
De plus, si votre organisation tend à réduire son empreinte écologique, sachez qu’il existe des méthodes plus écologiques ne nécessitant pas d’imprimer vos documents.
Lettre recommandée électronique / LRE
La lettre recommandée électronique est une alternative au recommandé papier. La lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS a exactement la même valeur légale qu’une lettre recommandée papier. Elle permet d’envoyer par email votre courrier et requiert une identification poussée du destinataire. Elle est ainsi sécurisée, écologique et économique. Pour en savoir plus sur la lettre recommandée électronique, découvrez notre article.
Le procédé électronique / avis électronique
Le procédé électronique ou avis électronique est un procédé conçu pour les syndics de copropriété. Il permet de remplacer le courrier recommandé papier pour certains envois. Il s’agit de la notification d’assemblées générales, des procès-verbaux d’assemblée générale et des mises en demeure. Le procédé électronique est un envoi dématérialisé. Il a ainsi pour rôle de simplifier les échanges entre syndic et copropriétaires. Pour en savoir plus : découvrez notre article sur l’avis électronique.
Les méthodes d’expédition d’un courrier recommandé
L’envoi manuel
L’envoi manuel de recommandés, c’est à dire remplir les bordereaux un à un est une méthode facile et pratique lorsque l’on a des envois ponctuels à effectuer. Toutefois, cela devient vite très chronophage et c’est ainsi peu conseillé lorsque l’on envoi des courriers recommandés en masse.
L’envoi de lettres recommandées avec une machine à affranchir
La machine à affranchir est une solution très intéressante dès lors que vous envoyez plusieurs courriers par jour. En effet, elle va vous permettre d’envoyer bien plus rapidement vos courriers puisque c’est la machine qui va imprimer l’empreinte postale directement sur votre enveloppe. Il y aura donc déjà un gain de temps comparé à l’envoi totalement manuel à l’aide de timbres postaux. L’envoi de courriers recommandés grâce à la machine à affranchir va être également bien plus intéressant d’un point de vue économique puisque le timbre vous coutera moins cher que lors d’un envoi manuel. Intéressé par l’achat d’une machine à affranchir agrée par la Poste ? Découvrez la gamme de machines à affranchir DOC’UP !
Vous souhaitez connaître le tarif d’envoi d’une lettre recommandée AR ? Découvrez les tarifs postaux machine à affranchir 2022 dans notre rubrique dédiée.
Externaliser l’envoi de ses courriers recommandés auprès d’un prestataire
Envoyer une lettre recommandée de chez soi, sans se déplacer, c’est possible !
L’externalisation de votre service courrier peut être une bonne solution si vous envoyez un nombre important de courriers. En effet, faire appel à un prestataire vous libérera de cette tâche fastidieuse qu’est l’affranchissement du courrier. Vous n’aurez qu’à déposer vos documents sur une plateforme et votre prestataire courrier va les imprimer, les mettre sous pli et les expédier à votre place. C’est une alternative très intéressante pour les recommandés puisque cela vous fera gagner un temps précieux, de l’argent et plus de fiabilité.
Testez l’envoi de courrier recommandé en ligne avec DOC’UP !
Chez DOC’UP, nous mettons à disposition notre plateforme d’envoi de courrier en ligne pour vos envois de courriers papier, simples ou recommandés mais aussi vos envois électroniques. Il est donc tout à fait possible de nous confier l’ensemble de vos courriers et d’envoyer des lettres recommandées électroniques. Vous pouvez par exemple choisir d’externaliser l’envoi des fiches de paie de vos collaborateurs, en indiquant que ce salarié souhaite l’envoi postal et cet autre salarié l’envoi dématérialisé par email ou recommandé électronique.
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