Dématérialiser ses envois de courrier pour un syndic, témoignage client ABP Yerres

Nous sommes chez ABP à Yerres, en présence de Madame Gaquert et Monsieur Michelini. Je vais vous poser quelques petites questions afin d’avoir une vue d’ensemble de votre satisfaction. Nous allons parler des avantages à dématérialiser ses envois de courrier pour un syndic.

Pour débuter, pouvez-vous m’expliquer quelle est l’activité de votre entreprise ?

Bien sûr. Nous sommes une agence immobilière, au sens large puisque l’on fait tous les métiers de l’immobilier, à la fois transaction, gestion locative et syndic de copropriété. Syndic de copropriété est notre cœur de métier, c’est l’activité qui représente la plus grande part de notre chiffre d’affaires. C’est d’ailleurs sur l’activité syndic que nous travaillons avec DOC’UP essentiellement.

Très bien et quel est le nombre de lots que vous gérez en syndic ?

Nous gérons à peu près 18 000 lots, ce qui représente à peu près 350 copropriétés.

D’accord et qu’est-ce qui vous a poussé à choisir l’externalisation du courrier ?

Très bonne question ! Les motifs sont multiples ! Déjà économiques, bien évidemment, dans l’intérêt du cabinet puisque le coût d’un envoi dématérialisé est moins important qu’un envoi papier. Et également pour nos clients car cela a un apport pour eux en termes de confort de réception de leur convocation d’assemblée générale. Ils n’ont plus à attendre le facteur ou à se déplacer à la Poste pour récupérer leur courrier recommandé. Ils n’ont plus qu’à le recevoir et l’ouvrir via leur boite mail, ce qui est pour beaucoup, un gros avantage.

Ce sont deux axes qui nous ont incité à dématérialiser le plus possible nos envois.

D’accord et depuis quand vous êtes-vous lancé dans l’externalisation ?

Depuis septembre 2020, et avant nous externalisions uniquement les appels de charge, deux ans auparavant à peu près.

Et qu’est-ce qui vous a convaincu justement dans le choix de votre solution ?

L’offre nous paraissait bien étudiée et s’adaptait à notre logiciel métier. La qualité du service « back office » est irréprochable. Vous êtes très réactifs, ce qui convient particulièrement à nos assistantes qui sont en relation avec eux. Cela conforte notre envie de continuer avec DOC’UP.

C’est ce que l’on évoquait effectivement toute à l’heure, la satisfaction du service après-vente est importante pour vous. Est-ce que c’est l’avantage le plus notable dans notre solution, ou est-ce qu’il y a autre chose ?

C’était surtout la facilité de la tâche à réaliser, le fait que ça soit intuitif, c’est simple, ce n’est vraiment pas compliqué. Et lorsque l’on rencontre une difficulté, c’est réglé rapidement ce qui ne nous freine pas dans notre travail quotidien. C’est ça qui nous incite à continuer et à développer davantage la dématérialisation.

Et avant ? Comment traitiez-vous votre courrier que l’on se rencontre ?

Essentiellement de manière papier, mise sous pli en interne et des envois principalement postaux, même si certains se faisaient aussi par l’intermédiaire des gardiens d’immeubles.

Qu’est-ce que vous diriez demain à une entreprise qui a la même activité que vous, si elle hésite à passer chez Doc’up ?

On les encouragera certainement ! En leur disant qu’il y a une petite mise en place à faire mais qui se passe plutôt bien puisque l’on est accompagné, et qu’une fois que s’est mis en place il n’y a plus de question à se poser. C’est un vrai gain de temps, de productivité, et de confort tant pour nous que nos clients. Ça modernise aussi l’image du cabinet donc c’est que du positif.

Si vous deviez donner une note à votre service d’externalisation Doc’up ?

Je mettrais 10/10 ou 9/10 pour le principe, mais il n’y a vraiment rien à dire !

Monsieur Michelini
Directeur de ABP Yerres

Avril 2023