Loi du 9 avril 2024 : dématérialisation courrier syndic ce qui change
Dématérialisation courrier syndic : le cadre légal
Loi & décrets sur les correspondances syndic / copropriétaires
La loi du 10 juillet 1965, en copropriété, exige que certains actes, comme les convocations aux assemblées générales (AG) et les procès-verbaux (PV), soient envoyés aux propriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception (AR). Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications et des mises en demeure. Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 précise les conditions d’application garantissant l’équivalence entre une lettre recommandée électronique et une lettre recommandée postale.
Le décret du 17 mars 1967 (Art. 64) et le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020, qui applique l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, apportent plusieurs mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, dont la suppression de la vérification de l’identité du destinataire et le consentement préalable requis. La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 modifie le texte pour valider les notifications et mises en demeure par voie électronique, tout en permettant aux copropriétaires de demander à recevoir ces notifications par voie postale à tout moment.
Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique a la même valeur légale que le papier pour les correspondances entre syndic et copropriétaires. Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 garantit cette équivalence. Le décret du 17 mars 1967 (Art. 64) et le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 ont simplifié les procédures.
Loi du 9 avril 2024 : ce qu’il faut retenir sur la dématérialisation pour les syndics de copropriété
La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024* a introduit la voie électronique comme mode normal d’envoi des notifications et mises en demeure.
Article 42-1 :
- Le syndic doit informer les copropriétaires des options disponibles : mode d’envoi postal ou électronique.
- Les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique.
- Les copropriétaires peuvent conserver le mode de réception par voie postale.
Qu’est-ce qui change depuis la loi du 9 avril 2024 sur les notifications en copropriété ?
La gestion des notifications électroniques est simplifiée.
Les syndics doivent informer les copropriétaires de ce changement. Il est essentiel de vérifier la validité des emails fournis par les copropriétaires et de prévoir une option pour revenir au papier. Les syndics doivent utiliser un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCO) pour les envois électroniques. Un simple email ne suffit pas. Les expéditeurs et objets doivent être visibles dans le recommandé électronique. Le délai de 21 jours s’applique toujours pour les convocations d’assemblées générales. La règlementation est la même pour les envoi électroniques et les envois postaux.
Le passage à la dématérialisation pour les syndics avec DOC’UP : l’avis électronique
DOC’UP offre un nouveau module pour les syndics de copropriété. Notre interface DOC’UP Immo permet d’informer les copropriétaires et de recueillir leurs choix (postal ou électronique), de déposer les courriers en PDF, de valider la conformité et de diffuser les envois automatiquement. Cette solution inclut des preuves de dépôt, des relances automatiques, et un archivage de cinq ans.
Le copropriétaire va recevoir un courrier postal ou un email contenant un lien web lui permettant d’indiquer ses préférences d’envoi et son adresse mail si son choix se porte vers l’électronique.
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Dématérialisation courrier syndic & conformité avec la loi du 9 avril 2024
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*Consulter la loi du 9 avril 2024 sur Legifrance