Envoi des convocations d’AG : délais, réglementation… les réponses à toutes vos questions !
Quel est le délai légal pour l’envoi d’une convocation à une Assemblée Générale de copropriété ?
Selon la législation en vigueur, les syndics de copropriété doivent adresser les convocations d’Assemblée Générale au moins 21 jours avant la date de la réunion. Ce délai inclut la réception effective de la convocation par les copropriétaires. Respecter ce délai est primordial pour éviter toute contestation.
[date de l’AG] – 22 = dernier jour valable pour la présentation du courrier
Exemple de calcul du délai d’envoi d’une convocation d’AG pour respecter le délai légal de 21 jours :
Prenez la date prévue de l’Assemblée Générale (par exemple, le 30 juin).
Remontez 21 jours dans le calendrier, y compris les week-ends et jours fériés. Cela vous amène au 9 juin.
En fonction du mode d’envoi choisi :
- Si vous optez pour un courrier recommandé papier, comptez à partir du lendemain de la première présentation par La Poste.
- Pour un avis électronique, le délai démarre au lendemain de la notification électronique soit un jour après la notification.
Ainsi, la convocation doit être envoyée au plus tard le 8 juin, pour garantir le respect du délai.
Quels sont les moyens légaux pour envoyer une convocation d’AG ?
Les convocations peuvent être transmises par deux canaux principaux :
Envoi papier par courrier recommandé
La méthode classique reste l’envoi recommandé AR par voie postale. Il garantit une trace juridique grâce à l’accusé de réception (AR).
Envoi électronique par avis électronique / lettre recommandée électronique
Depuis plusieurs années, la législation reconnaît la validité de l’envoi par voie électronique, sous réserve de l’accord préalable des copropriétaires. La loi du 9 avril 2024 renforce cette option.
Quelle est la valeur juridique d’un envoi électronique ?
L’envoi électronique dispose de la même valeur légale que l’envoi papier à condition qu’il soit tracé (envoi recommandé) et que le copropriétaire ait fourni son adresse email au préalable. On parle ainsi d’un envoi par avis électronique ou d’une notification électronique.
Est-ce qu’un syndic peut envoyer une convocation d’AG par email ?
Oui, comme dit précédemment, un syndic peut envoyer une convocation d’AG par email à condition que cet email soit envoyé sous forme d’avis électronique avec accusé de réception. À défaut, l’envoi électronique standard, c’est-à-dire un email simple, n’aura pas la même valeur légale qu’un courrier recommandé. Il n’est donc pas possible d’envoyer une convocation d’assemblée générale via une messagerie classique.
Que dit la loi sur l’envoi des convocations d’assemblée générale ?
La loi, notamment mise à jour par la réforme du 9 avril 2024, précise que l’envoi des convocations doit respecter les préférences des copropriétaires en matière de réception (papier ou électronique). Lorsqu’un envoi électronique est réalisé par un tiers de confiance sous forme d’avis électronique avec traçabilité, il équivaut à un courrier recommandé. Cette distinction garantit la validité juridique et renforce la sécurité des échanges.
Comment Doc’up Immo simplifie-t-il l’envoi des convocations d’AG ?
Doc’up Immo propose une solution innovante et adaptée aux besoins des syndics de copropriété pour gérer l’envoi des convocations d’Assemblées Générales. Notre interface permet notamment :
La gestion des préférences d’envoi des copropriétaires
Notre module permet aux syndics de collecter facilement les préférences d’envoi (papier ou électronique) des copropriétaires, conformément aux obligations de la loi du 9 avril 2024.
L’envoi rapide et sécurisé des convocations
Que vous optiez pour l’envoi papier ou électronique, notre plateforme garantit un traitement rapide, tout en assurant la traçabilité nécessaire pour les envois recommandés.
L’affranchissement à des tarifs préférentiels sans abonnement ni engagement
Contrairement à d’autres solutions, Doc’up Immo offre une totale liberté d’utilisation : pas de frais d’abonnement, d’engagement ni de forfait ! Vous payez uniquement pour les envois effectués. Avec Doc’up, vous bénéficiez de tarifs industriels pour un affranchissement au meilleur prix.
Pourquoi choisir Doc’up Immo pour un envoi de convocation d’AG ?
Avec Doc’up Immo, vous bénéficiez d’…
- Une plateforme intuitive pour gérer vos envois.
- Une conformité totale avec la réglementation en vigueur, y compris la loi du 9 avril 2024.
- Un accompagnement sur-mesure, grâce à nos outils de gestion des préférences d’envoi.
- Une flexibilité maximale avec un service sans contrainte d’engagement, sans aucun frais caché !
- Une facturation détaillée
Par conséquent, avec l’entrée en vigueur de la loi du 9 avril 2024*, l’envoi d’une convocation d’AG devient plus flexible. La solution Doc’up Immo accompagne les syndics dans cette transition en leur offrant une solution simple, rapide et conforme pour gérer leurs envois, tout en respectant les préférences des copropriétaires.
En effet, nous avons développé un espace gratuit permettant de recueillir les préférences d’envoi de vos copropriétaires. Ils n’ont qu’à cliquer sur un bouton pour indiquer leur choix et le dispatch papier/ électronique se fera automatiquement lors de votre envoi.
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Pour en savoir plus sur la législation, consultez notre dernier article, Loi du 9 avril 2024 : ce qui change pour les syndics ou Legifrance.