L’affranchissement : machine à affranchir ? timbre ? externalisation ?

L’affranchissement du courrier est un sujet pour la majorité des organisations.
En effet, bien que nos usages aient évolué dans le temps et que le digital soit de plus en plus encré dans notre quotidien, un grand nombre de documents requièrent toujours l’existence du papier. Un contrat, un document ayant une valeur légale, un appel de fonds… tout ne peut être dématérialisé.

L’affranchissement du courrier, c’est quoi ?

Définition de l’affranchissement

L’affranchissement d’un courrier consiste à s’acquitter d’une taxe afin de l’expédier. Cette taxe varie selon le poids du courrier et apparaît sous forme d’un signe distinctif sur l’enveloppe, à savoir un timbre ou l’empreinte d’une machine à affranchir.

Les méthodes d’affranchissement du courrier

Il existe plusieurs méthodes pour affranchir ses courriers et colis. Quel type d’affranchissement choisir ? Cela va dépendre de votre volume de courrier et de votre activité (si plusieurs personnes sont amenés à affranchir du courrier, si vous envoyez régulièrement des colis…).

• Le timbre
• La machine à affranchir
• L’externalisation / l’envoi de courrier en ligne

Nous allons ainsi détailler les avantages et inconvénients principaux de chaque méthode d’affranchissement du courrier.

Comment affranchir mon courrier ? mon colis ?

Choisir le timbre pour l’affranchissement du courrier

C’est la méthode d’affranchissement la plus connue du grand public. Le timbre va vous permettre d’affranchir votre lettre selon son poids et également selon le délai d’envoi souhaité. Vous allez ainsi avoir des tarifs différents selon les types d’envoi : lettre verte, écopli, lettre prioritaire.

C’est une méthode rependue, encrée dans les usages, mais elle nécessite de se déplacer pour se fournir, de stocker et demande du temps lorsqu’il s’agit d’affranchir un volume important de courrier. De plus, affranchir son courrier avec des timbres ne permet pas de bénéficier de tarifs professionnels, cela peut donc représenter un montant important si vous envoyez régulièrement des plis.

Vous avez toujours utiliser des timbres parce que vous ne connaissez pas d’alternative ? Découvrez les avantages des machines à affranchir et de l’externalisation du courrier !

Louer une machine à affranchir

Contrairement aux timbres, affranchir son courrier grâce à une machine à affranchir est réservé aux professionnels. C’est une méthode très simple et efficace. En effet, une fois que vous avez en votre possession la machine, il vous suffit de peser votre courrier et de glisser votre enveloppe pour obtenir une empreinte postale.

Les machines à affranchir DOC’UP sont toutes équipées d’une balance, ce qui vous évite de vous munir d’un équipement supplémentaire pour peser votre courrier, mais surtout ce qui vous permet de timbrer votre courrier au gramme près ! Contrairement aux timbres qui vont nécessiter de choisir une tranche de poids pour affranchir votre plis et donc générer des sur affranchissement, avec la machine à affranchir, vous payerez le prix exact correspondant au poids de votre enveloppe.

Une manière économique, mais aussi bien plus rapide d’affranchir vos courriers ! DOC’UP propose différents modèles de machines à affranchir avec des vitesses différentes afin d’affranchir vos courriers en masse. Vous n’avez qu’à déposer vos enveloppes dans la machine et cette dernière va prendre les enveloppes automatiquement pour les affranchir une par une. Le gain de temps est ainsi très important.

L’externalisation : confiez vos envois de courrier à un prestataire

L’externalisation du courrier permet de déléguer vos envois de courrier à un prestataire. C’est à dire lui laisser gérer vos affranchissements à votre place. C’est une méthode très utile lorsque vous avez des volumes importants de courrier à envoyer puisque cela vous retire une tâche chronophage à peu de valeur ajoutée.

Qu’est-ce l’externalisation des envois de courrier ?

Pourquoi confier ses affranchissements de courrier à un prestataire ?

Le gain de temps est énorme pour les sociétés qui génèrent beaucoup de plis. C’est une solution intéressante pour les professionnels de l’immobilier car ils sont amenés à faire de gros envois. DOC’UP a ainsi crée DOC’UP Immo. Une plateforme qui leur est dédiée, pour leurs envois de courriers (PV d’AG, convocation d’AG, appels de fonds…).

L’externalisation du traitement de vos envois permet de bénéficier du tarif industriel. Un tarif préférentiel négocié pour les envois en volume ! C’est donc la solution la plus facile mais aussi économique pour expédier vos courriers.

L’externalisation du courrier comment ça marche ?

C’est très simple, nous mettons à votre disposition une interface sur laquelle vous déposez vos fichiers en format pdf.

Ensuite, DOC’UP les imprime, les met sous pli puis les expédie ! A tout moment, l’avancée du traitement de vos plis est visible sur l’interface et vos envois sont archivés. Vous pouvez ainsi consulter vos expéditions et garder un suivi.

Externaliser vos envois de courrier vous permet également de faire un pas vers la dématérialisation puisque vous aurez le choix d’envoyer vos courriers au format papier ou digital.

Par conséquent, ces trois méthodes sont bonnes pour affranchir vos courriers, mais il faut évaluer vos besoins afin de choisir le type d’affranchissement le plus adapté à votre organisation.

C’est votre volume d’envoi qui va déterminer la méthode la plus adaptée, puis votre activité et le type de courriers que vous expédiez.
Si vous envoyez une dizaine de lettres par mois, il est intéressant de se tourner vers la machine à affranchir. Si vous envoyiez des milliers de courriers par mois, optez directement pour l’externalisation ! Dans le cas où vous envoyez beaucoup de courriers mais aussi des colis, choisissez une machine à affranchir avec distributeur d’étiquettes pour pouvoir expédier vos colis avec également.

Envie d’en savoir plus ? Consultez notre gamme de machines à affranchir le courrier ou découvrez nos solutions d’externalisation et dématérialisation des envois de courriers.

Et pour connaître les avantages tarifaires de l’affranchissement du courrier grâce aux machines à affranchir DOC’UP, jetez un œil aux tarifs postaux 2022 !