Faciliter la gestion du courrier : service courrier ou externalisation ?

Toutes les organisations, peu importe leur taille et leur secteur d’activité, sont amenées à traiter du courrier. DOC’UP, société experte dans la gestion du courrier en entreprise, va vous donner quelques clés pour simplifier cette tâche.

Il faut d’abord distinguer deux types de courrier : le courrier sortant et le courrier entrant.

Selon votre activité, vous allez peut-être être amené à recevoir davantage de courrier que vous en envoyez, ou bien au contraire en envoyer bien plus que ce que vous recevez. Les syndics de copropriété par exemple sont des organisations envoyant un volume de courrier important sans pour autant en recevoir énormément.

La gestion du courrier entrant en entreprise

Qu’est-ce le courrier entrant dans une entreprise ?

On parle de gestion du courrier entrant lorsqu’un courrier entre dans l’entreprise, c’est à dire, lorsque l’entreprise reçoit un courrier. Selon la taille de votre organisation et son volume de courrier, vous allez avoir ou non un service courrier ou un collaborateur qui va gérer le courrier entrant dans l’entreprise. La personne en question va ainsi réceptionner le courrier pour le redistribuer par la suite aux collaborateurs concernés. De plus, l’individu va éventuellement numériser le courrier pour le confier au collaborateur de manière électronique.

Dématérialiser son courrier entrant pour simplifier l’accès à l’information

Cette méthode va permettre de faciliter réellement la gestion du courrier entrant en entreprise. En effet, en dématérialisant le courrier grâce à sa numérisation, le collaborateur pourra le recevoir directement, même si il n’est pas sur son lieu de travail. Cette méthode permettra également d’archiver directement les courriers pour les conserver sans risque de perte.

La dématérialisation du courrier pour gagner du temps

Votre service courrier n’aura plus à faire le tour des bureaux dans l’immédiat mais pourra simplement envoyer d’un clic les courriers aux bons destinataires. De plus, cette méthode permet de récolter les données inscrites sur un document et de les enregistrer bien plus facilement. C’est ainsi un gain de temps énorme.

Le traitement du courrier sortant en entreprise

Qu’est-ce que le courrier sortant d’une entreprise ?

Le courrier sortant en entreprise est celui que l’entreprise va envoyer, à ses clients, prospects, fournisseurs… Il peut s’agir de courrier marketing comme un mailing ou d’un courrier administratif comme un bon de commande ou une facture.

Selon le type de courrier que vous envoyez, les possibilités de traitement vont être différentes et plus ou moins complexes.

Courrier sortant : externaliser sa gestion du courrier pour économiser sur ses envois

Confier la gestion de votre courrier sortant vous permettra de faire des économies de temps et d’argent.

En effet, vous allez économiser des ressources humaines puisque vous n’aurez plus à mobiliser vos collaborateurs pour l’impression, la mise sous pli et pour l’envoi. Vos collaborateurs pourront ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour votre activité. Fini les allers retours à la Poste et les heures à mettre les convocations d’AG dans des enveloppes !

Confier ses envois de courrier à un prestataire externe c’est également bénéficier d’un tarif préférentiel sur ses envois. En effet, le tarif du timbre sera bien moins élevé et cela dès le premier envoi. C’est donc une solution avantageuse même si vous avez un faible volume de courrier.

La solution d’automatisation des envois de courrier pour tous vos courriers sortants

Chez DOC’UP, notre solution DOC’UP Online, dédiée à la gestion du courrier des entreprises, est sans engagement de temps ni de volume.

On vous explique un peu plus bas en quoi cela consiste et pourquoi opter pour l’envoi de courrier en ligne.

Quelle méthode choisir pour la gestion du courrier de votre entreprise ?

Gérer son service courrier en interne : de quels matériels s’équiper ?

Si vous décidez de gérer votre courrier en interne, il sera nécessaire de vous équiper. En effet, si vous avez un volume de courrier important, il est nécessaire d’opter pour une imprimante performante. Chez DOC’UP, nous proposons une gamme de multifonctions adaptée à tous les volumes et les besoins. Vous pourrez imprimer, scanner, photocopier vos documents en couleur ou en noir et blanc, en format A4, A3, et même imprimer vos brochures en format livret.

Après l’impression de vos documents, il faut les mettre sous enveloppes. Une étape chronophage, pour laquelle il est conseillé de s’équiper dès lors que le volume de courrier est important. DOC’UP, fournisseur d’équipements courrier propose ainsi une gamme de machines de mises sous pli afin de vous faire gagner en efficacité.

Si vous décidez de tout gérer en interne, il va être également nécessaire de vous équiper d’une machine à affranchir.

Cela vous permettra d’affranchir vos courriers à bas prix et bien plus rapidement qu’en collant simplement des timbres sur vos enveloppes. Vous pourrez aussi imprimer votre flamme publicitaire (logo, slogan, message…) sur l’enveloppe afin de véhiculer une image plus professionnelle. La machine à affranchir permet ainsi un gain de temps considérable.

L’automatisation des envois de courrier : externaliser son service courrier

Vous avez également le choix de passer par un prestataire externe pour traiter vos envois de courrier. Cela vous libérera totalement de la tâche chronophage qu’est le traitement du courrier, vous aurez donc plus de temps pour vous concentrer sur votre business.

Comment passer à l’externalisation du courrier ? Cela est très simple avec un prestataire comme DOC’UP ! Tout d’abord, vous souscrivez à notre solution, gratuite, sans engagement de temps ni de volume. Suite à cela, nos équipes configurent l’interface pour qu’elle corresponde totalement à vos besoins. Enfin, vous déposez vos courriers sur l’interface depuis votre logiciel métier, et c’est déjà fini ! DOC’UP s’occupe du reste !

Pour en savoir plus sur les avantages de la dématérialisation, découvrez notre article : « Les 5 bonnes raisons de dématérialiser vos envois de courrier »