Syndics de copropriétés, simplifiez vos échanges avec vos copropriétaires grâce à l’avis électronique !
Pourquoi l’avis électronique / le procédé électronique ? Depuis 2015, les syndics de copropriétés ont la possibilité d’envoyer des recommandés de manière électronique.
En janvier 2019, cette première version du recommandé électronique : la lettre recommandée électronique contractuelle, a perdu sa valeur légale probante.
Elle a ainsi été remplacée par la lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS, plus fiable et sécurisée.
En raison de sa valeur juridique, le recommandé papier a longtemps été l’unique solution des syndics pour notifier les copropriétaires de la tenue des assemblées générales, des mises en demeure ou autre information importante.
En plus de son impact environnemental dû à la quantité de papier imprimé, le recommandé papier a un coût très élevé, raison pour laquelle la version électronique se trouve être une véritable alternative.
Contexte : du papier à l’électronique
Accompagner les syndics de copropriétés dans la voie de la dématérialisation n’est pourtant pas si évident.
En effet, bien que le coût soit nettement plus faible, la première alternative électronique dite lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS (LRE eIDAS) avec une valeur légale identique à celle du recommandé papier, requiert une identification très poussée de l’expéditeur comme du destinataire.
Et oui, électronique ne veut pas dire moins sécurisé.
Le destinataire de la LRE eIDAS doit alors, dans un premier temps, photographier sa carte d’identité recto verso, et dans un second temps, confirmer son identité à l’aide de la caméra de son téléphone ou d’une webcam.
Un système assez chronophage nécessitant pour l’expéditeur de se faire équiper d’une clé spécifique ou d’un identifiant papier. Aussi, le destinataire doit être en possession d’un smartphone ou d’un ordinateur avec webcam.
Ce pour quoi, bon nombre de syndics de copropriétés sont restés sur les envois papier.
Aujourd’hui, face aux difficultés de mise en place de la LRE, une nouvelle alternative a vu le jour : l’avis électronique.
Qu’est ce que l’avis électronique ?
Au vu de la situation sanitaire actuelle, la dématérialisation est un enjeu grandissant. Il était donc nécessaire d’agir afin d’encourager cette dynamique. Une solution a ainsi été trouvée spécialement pour les syndics de copropriétés. Il s’agit d’un procédé d’échange simplifié entre les syndics et les copropriétaires.
Conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’avis électronique est un procédé électronique permettant de notifier les assemblées générales, les procès-verbaux d’AG et les mises en demeure.
Quelle différence avec la LRE : lettre recommandée électronique ?
A la différence de la LRE dont nous avons rappelé le fonctionnement, l’avis électronique ne requiert pas d’identification poussée.
En effet, du côté du syndic, cela nécessite de prévenir son copropriétaire et d’obtenir son consentement à une date exacte ; puis d’envoyer l’avis électronique 22 jours avant la tenue de l’assemblée générale. C’est alors au tour du destinataire, qui doit simplement accuser réception d’un simple clic dans un délai de 21 jours. Dans le cas où le destinataire n’accuse pas réception de l’avis électronique, l’expéditeur reçoit une preuve de négligence.
L’avis électronique est ainsi encore plus simple à mettre en place que la lettre recommandée électronique ! Toutefois, attention, il ne convient pas à tous les types d’envois. Il concerne uniquement les notifications des convocations d’assemblée générale, les PV d’assemblée générale et les mises en demeure.
Alors qu’attendez-vous pour passer à la dématérialisation de vos recommandés ?
Vous souhaitez en savoir davantage sur le recueil des consentements ? ou même sur le fonctionnement de l’avis électronique, la valeur juridique d’un recommandé électronique ou sur le tarif ? Contactez-nous au plus vite !
Toujours hésitant sur le passage du papier à l’électronique ? Jetez un œil à notre infographie sur les avantages de la lettre recommandée électronique.
Pour plus de renseignements sur la LRE eIDAS, n’hésitez pas à consulter notre article dédié.