Plateforme d’optimisation des flux entrants : Doc&lu
Doc&lu : la plateforme GEC mairie. Une interface en ligne simple et intuitive permettant de ventiler vos courriers, appels et emails entrants en quelques clics aux services et élus concernés.
C’est la solution de gestion de courrier (GEC) / gestion de documents (GED) et de parapheur électronique dédiée aux collectivités locales.
Qu’est-ce que Doc&lu ?
Doc&lu est une solution innovante dédiée à la dématérialisation et à la gestion simplifiée des documents. Grâce à notre plateforme en ligne, nous facilitons la réception des demandes, le suivi des tâches et la réponse aux administrés. Cette plateforme permet d’être plus réactif aux demandes tout en optimisant les processus internes grâce au module de discussion instantanée.
Quelles tâches traiter avec Doc&lu ?
L’interface Doc&lu permet de traiter toutes les demandes de vos administrés. Les demandes peuvent être formulées par courrier postal, email, appel. Les courriers papier arrivent directement sur l’interface après avoir été scannés. Tout est centralisé sur la plateforme.
La plateforme GEC mairie accessible partout, tout le temps !
Doc&lu est une solution SaaS accessible via un lien internet 24/7. L’accès se fait très simplement. Chaque utilisateur a un identifiant et un mot de passe pour se connecter en deux clics. Vous pouvez également accéder à Doc&lu via une application mobile, vous permettant d’être d’autant plus réactif aux demandes de vos administrés.
Les responsables et agents peuvent ainsi consulter, signer et valider les documents directement en ligne, où qu’ils se trouvent, avec un accès sécurisé et personnalisé selon leurs droits d’accès.
Un gain de temps sur la distribution du courrier
Grâce à la solution GEC et au parapheur électronique, les agents municipaux n’ont plus besoin de distribuer physiquement chaque courrier dans les différents services.
Tout est centralisé et accessible en un clic, permettant ainsi de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Vous n’avez qu’à scanner vos courriers pour les retrouver dans l’interface puis les ventiler aux services concernés. Plus besoin de se déplacer de bureau en bureau !
Une interface pour centraliser les demandes de vos administrés en toute sécurité
Notre solution GEC dédiée aux collectivités vous permet de traiter les demandes de vos administrés. Courrier papier, email, appel, toutes les demandes sont centralisées sur la plateforme.
Le partage des documents est très aisé accélérant ainsi la circulation des informations au sein d’un même service et de toute la collectivité.
La plateforme est sécurisée et en conformité avec les obligations légales. Cette solution GEC (Gestion Electronique du Courrier) garantit la conservation du courrier et des documents dans le respect des réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données et d’archivage.
L’outil collaboratif des mairies
L’interface Doc&lu est un outil collaboratif. Un module de discussion instantanée permet d’interagir entre les différents services directement sur la tâche sélectionnée.
Les documents circulent ainsi plus rapidement favorisant une prise de décision plus fluide et une meilleure collaboration interservices.
La plateforme GEC mairie pour plus de traçabilité et de réactivité
Chaque courrier entrant et sortant est suivi et horodaté. Cela garantit une parfaite traçabilité des échanges, un suivi en temps réel de l’avancée des demandes et l’archivage des documents. De plus, les risques de perte d’informations sont limités car tout est stocké dans l’interface.
En dématérialisant les processus de gestion de courrier et de signature, la mairie gagne en réactivité. Les validations et signatures se font en quelques clics, permettant une gestion plus efficace des urgences et des dossiers sensibles.
Une mise en place très facile
Avec Doc&lu, la plateforme GEC mairie, nous misons sur la simplicité. Cette solution de parapheur électronique est très facile à mettre en place. Notre responsable de clientèle vient dans vos bureaux présenter la solution et recueillir vos besoins. Ensuite, nous analysons ces derniers pour personnaliser la solution avec les fonctionnalités qui correspondent à votre collectivité.
Enfin, nous planifions des sessions de formations pour former l’ensemble des utilisateurs, agents et élus. Nous vous expliquerons en détails toutes les possibilités que vous offre cette solution de GEC/ GED. Signature de documents, réponse de courrier par mail ou envoi postal, discussion instantanée…
Tout pour répondre à vos administrés plus facilement et plus rapidement !
Pourquoi confier son courrier à Doc’up ?
Retrouvez tous les bénéfices de l’externalisation et la dématérialisation du courrier, gain de temps et d’argent et bien d’autres… sur nos pages dédiées.