Avis Electronique,
le recommandé des syndics de copropriété
Syndics, testez l’envoi des convocations d’AG et PV d’AG en quelques clics grâce à l’avis électronique !
Avis électronique, c’est quoi ?
L’avis électronique a vu le jour avec le décret 2020-834 le 2 juillet 2020.
L’avis électronique ou procédé électronique est un nouveau moyen de communiquer entre un syndic et ses copropriétaires. Ce procédé facile les communications réglementées dans une copropriété. Il permet aux copropriétaires de recevoir des documents bien plus aisément.
Syndic, un procédé adapté à la réglementation des envois de convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure
L’envoi des convocations d’assemblées générales est très réglementé. Un syndic de copropriété doit envoyer une fois par an ses convocations d’AG. Le copropriétaire doit recevoir sa convocation au moins 21 jours avant la date de l’AG par recommandé avec AR.
Suite à l’AG, le PV doit être envoyé aux copropriétaires également par recommandé avec AR.
La lettre recommandée électronique et l’avis électronique sont ainsi deux canaux d’envoi pour expédier de manière dématérialisée des convocations et PV d’AG en respectant la règlementation.
Quels échanges entre syndics et copropriétaires sont concernés par le procédé électronique ?
L’avis électronique ne remplace pas tous les types d’envoi. Il peut être utilisé pour les notifications des convocations d’assemblée générale aux copropriétaires, pour l’envoi des procès-verbaux d’assemblée générale et également pour l’envoi des mises en demeure en copropriété.
Les autres documents envoyés par un syndic à un copropriétaire, dont l’expédition est règlementée, ne sont pas éligibles.
Ces documents doivent être envoyés par lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS ou par recommandé papier.
Comment envoyer un avis électronique en tant que syndic ?
L’avis électronique nécessite de confier votre courrier à un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. En effet, sans cela, il n’aura pas de valeur légale.
En partenariat avec AR24, prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, DOC’UP vous permet d’envoyer en toute fiabilité vos avis électroniques.
Vos communications seront ainsi conformes à la règlementation et envoyées à vos destinataires en toute sécurité sous forme d’email recommandé.
Comment recevoir un avis électronique ?
Les copropriétaires souhaitant recevoir un avis électronique doivent donner leur accord au préalable. En effet, le consentement du destinataire est essentiel dans le cadre du procédé électronique.
Vos copropriétaires intéressés par la réception de leur convocation ou PV d’AG par procédé électronique devront ainsi fournir une adresse mail valide à leur syndic de copropriété. Ils recevront ensuite une demande de consentement sur cette boite mail.
Si le copropriétaire répond favorablement, il pourra alors recevoir ses convocations, PV d’AG et mises en demeures par cette voie.
Comment se présente le procédé électronique ?
C’est très simple ! Le destinataire n’a qu’à se rendre sur sa boite mail et à ouvrir le mail en question depuis son ordinateur ou son smartphone.
L’objet du courrier est indiqué dans le mail, au contraire du recommandé classique où le destinataire reçoit un avis de passage sans mention du sujet ou de l’expéditeur du courrier.
Pour l’ouvrir, il lui suffira simplement de cliquer sur le lien que contient le mail. En cliquant, le destinataire aura ainsi accuser réception du procédé électronique et pourra avoir accès au contenu.
Si vous n’ouvrez pas l’email en question rapidement, vous aurez plusieurs rappels. Cela peut être pratique, notamment pour les convocations d’AG où le délai est de 21 jours.
Le syndic conserve le contenu du recommandé pendant un an après l’envoi.
Quelle différence avec la lettre recommandée électronique ?
La lettre recommandée électronique requiert une identification poussée du destinataire contrairement à l’avis électronique. Comme expliqué auparavant, ce dernier est un procédé extrêmement simplifié.
Toutefois, la LRE vous restera utile puisqu’elle vous permet d’envoyer toutes vos correspondances et non uniquement vos convocations, PV et mises en demeure.