Lettre Recommandée Electronique,
le recommandé dématérialisé
Envoyer un recommandé n’aura jamais été aussi simple et économique !
Passez au recommandé électronique en conservant la valeur légale du papier avec la lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée eIDAS.
La lettre recommandée électronique vous permet d’envoyer en ligne en quelques clics seulement vos recommandés AR : c’est plus fiable, plus rapide, plus économique et plus écologique !
Quelle règlementation pour la lettre recommandée électronique ?
Il existe plusieurs types de recommandés électroniques adaptés à différents besoins.
La lettre recommandée électronique, La lettre recommandée électronique eIDAS et l’avis électronique. La lettre recommandée eIDAS se distingue par sa valeur légale. En effet, c’est l’équivalence exacte au recommandé papier.* L’avis électronique quant à lui, répond à des usages précis, notamment l’envoi des notifications entre un syndic et ses copropriétaires.
Pour envoyer une lettre recommandée électronique, il vous faut passer par un tiers de confiance. Chez Doc’up nous avons un partenariat avec AR24, vous permettant d’envoyer en toute sécurité vos recommandés AR en ligne.
*Se référer au décret en bas de page
Comment envoyer une lettre recommandée électronique ?
Envoyer un recommandé en ligne est très simple avec DOC’UP. Vous n’avez qu’à vous connecter à notre interface, déposer votre courrier, vos annexes…
Ensuite, vous choisissez la filière d’envoi LRE, vous validez votre BAT et c’est parti !
Vous pourrez donner à vos destinataires le choix de recevoir leur recommandé par voie postale ou électronique. Sachez toutefois qu’il est nécessaire d’obtenir l’accord du destinataire au préalable s’il s’agit d’un particulier.
Chez Doc’up, nous vous accompagnons dans votre démarche de recueil de consentements ! Conformément à la loi, vous retrouverez l’ensemble des preuves horodatées sur la plateforme de suivi confirmant leur souhait de recevoir une LRE plutôt qu’un recommandé papier.
Dès lors qu’ils choisissent le recommandé dématérialisé, ils n’auront plus à aller à la Poste pour réceptionner ce dernier mais il sera envoyé par le biais d’une notification électronique.
Comment se présente un recommandé électronique ? Quels documents envoyer par LRE ?
Le recommandé électronique arrive sous forme d’email contenant un lien.
Sécurisé, une authentification est requise afin de vérifier l’identité du destinataire. Le destinataire doit seulement se munir de son téléphone portable ainsi que de sa carte d’identité.
Il faudra alors qu’il se prenne en vidéo avec la caméra de son smartphone ou de son ordinateur et photographie sa carte d’identité.
C’est très rapide, il suffit de quelques minutes seulement pour vérifier l’identité du destinataire. Il pourra donc ouvrir le contenu du recommandé dans l’instant qui suit sa réception.
Vous pouvez envoyer tous les documents que vous souhaitez par lettre recommandée électronique. La LRE qualifiée eIDAS remplace le courrier recommandé papier avec accusé de réception. Dans ce sens, vous pouvez l’utiliser pour tous les courriers que vous envoyez actuellement en recommandé papier.
Comment réceptionner une Lettre Recommandée Electronique ?
Comme vous l’aurez compris ci-dessus, une lettre recommandée électronique s’envoit et se reçoit en ligne. Vous n’avez donc plus à vous rendre à La Poste ou à attendre le facteur.
La lettre recommandée peut-être ouverte via l’application de messagerie de votre smartphone ou via n’importe quel système de messagerie ouvert sur une page internet, sur un téléphone ou sur un ordinateur.
Cela signifie que vous pouvez la réceptionner de n’importe quel endroit, bureau, domicile et même depuis l’étranger.
Son accessibilité est donc un véritable atout en comparaison à un envoi postal classique.
Le destinataire dispose d’un délai de quinze jours pour accepter ou refuser sa lettre recommandée électronique, comme pour un recommandé papier.
Confidentialité et sécurité lors de l’envoi d’une LRE
Le mode d’envoi électronique vous assure une sécurité bien plus forte qu’un recommandé papier.
En effet, le canal électronique vous permet d’éviter les pertes ou les retards éventuels de la Poste. Cela supprime aussi totalement le risque que la mauvaise personne réceptionne le recommandé et signe à la place du destinataire !
De plus, le recommandé électronique offre une traçabilité en temps réel. Vous avez la preuve d’envoi instantanément ainsi que l’accusé de réception de votre destinataire, une fois qu’il a ouvert son courrier électronique.
En terme de confidentialité, les données transmises lors de votre authentification sont supprimées 72h après. Nous ne conservons aucunement les cartes d’identité ou autres données sensibles.
(Décret n°2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique).
Quelle différence avec l’avis électronique ?
L’avis électronique est un recommandé électronique simplifié s’adressant uniquement aux syndics. Il permet de faciliter les échanges entre un syndic de copropriété et ses copropriétaires en permettant l’envoi des convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeures très simplement.