Lettre suivie électronique, envoyez des courriers électroniques sécurisés
Dématérialisez vos courriers du quotidien avec la Lettre Suivie Electronique, l’alternative à la lettre suivie postale et au recommandé !
Obtenez des preuves horodatées sur vos envois d’email !
Faites un pas dans la dématérialisation en optant pour la lettre suivie électronique.
Ce nouveau canal d’envoi vous garantit une preuve juridique suite à l’envoi de votre courrier et vous offre davantage de sécurité.
Qu’est-ce qu’une Lettre Suivie Electronique ?
Avec la lettre suivie électronique, bénéficiez d’un suivi détaillé en temps réel pour chaque courrier électronique envoyé. Vous savez exactement quand et comment il est consulté, pour une traçabilité totale.
La Lettre Suivie Electronique est une nouvelle filière d’envoi pour la diffusion de vos procès-verbaux d’assemblée générale* mais pas que. Découvrez plus bas les différents cas d’usage.
*Conformément à la législation, les opposants et absents continueront à recevoir leur PV par courrier recommandé papier ou électronique. Cette alternative d’envoi concerne uniquement les présents et « pour ».
Quelle différence entre l’envoi suivi électronique et un simple email ?
L’email simple, que chacun peut envoyer depuis sa boite mail, a évidemment, une valeur juridique.
En effet, il permet d’obtenir une preuve d’envoi vers une adresse spécifique et de prouver que l’adresse email d’envoi nous appartient bien.
Toutefois, c’est l’envoi qui sera reconnu et non la réception par son destinataire.
L’ouverture de l’email par son destinataire ne constitue en aucun cas une preuve légale, sa réception non plus. C’est donc à l’expéditeur de donner la preuve de l’envoi si un litige se présente.
Pourquoi choisir l’envoi d’emails certifiés ?
Ce type d’envoi peut convenir dans les cas où la preuve légale de réception n’est pas obligatoire. Comme pour le courrier papier, si vous effectuez un envoi simple et non recommandé vous n’aurez pas de preuve légale de réception en cas de perte du courrier ou de litige.
La lettre suivie électronique est parfaite pour les petits budgets ! Un email coûte moins cher qu’une lettre suivie. Il est aussi bien plus simple à envoyer et moins chronophage.
Les avantages de l’email suivi avec DOC’UP :
- Sécurité et fiabilité : Suivi complet avec enregistrement automatique des dates et heures d’envoi et d’ouverture de l’email dans votre interface DOC’UP Immo/ DOC’UP Online
- Dématérialisation : Un pas de plus vers des pratiques responsables et innovantes
- Flexibilité : Combinez envoi en email suivi et courrier postal papier en fonction des besoins de vos destinataires
- Économie : Bénéficiez d’une réduction des coûts de plus de 35 % par rapport à l’envoi postal (et d’une refacturation à la copropriété si vous êtes syndic)
Comment envoyer une lettre suivie par voie électronique ?
Pour envoyer une lettre suivie électronique, il vous faut passer par un prestataire courrier comme Doc’up.
Notre plateforme d’envoi de courrier Doc’up Immo / Doc’up Online vous permet d’envoyer tous vos courriers.
Email simple, lettre suivie électronique, email recommandé (lettre recommandée électronique), avis électronique, vous choisissez le canal d’envoi adapté.
Lors d’une même commande, vous pouvez décider d’envoyer un courrier simple papier à certains destinataires et un email simple ou recommandé par exemple.
Cas d’usage de la lettre suivie électronique
Cette solution d’email suivi permet de sécuriser un envoi en s’assurant de la bonne réception de ce dernier par son destinataire. C’est une alternative au recommandé, papier ou électronique, pour les cas où la loi n’impose pas l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.
En outre, elle permet à la différence d’un email simple d’obtenir une preuve de réception horodatée. Le courrier suivi envoyé par voie électronique a ainsi les mêmes caractéristiques que la lettre suivie postale. Plus fiable qu’un email classique sans la valeur probante du recommandé.
L’utilisation de ce nouveau canal d’envoi peut notamment être envisagé dans les cas suivants :
Documents contractuels et administratifs
- Transmission d’une lettre d’information pour un incident de paiement
- Envoi de données confidentielles comme des codes secrets
- Diffusion de documents importants comme une grille tarifaire ou des CGV
Gestion de relations clients et fournisseurs
- Relance de paiement avant mise en demeure afin de prouver qu’un rappel a été envoyé avant une action plus contraignante
Ressources humaines
- Convocation à un entretien préalable à une sanction non disciplinaire
- Communication d’informations internes sensibles comme des changements de politiques internes
Juridique et assurance
- Déclaration de sinistre à une assurance pour prouver la date d’envoi en cas de litige
- Demande d’indemnisation pour prouver que la demande a bien été envoyée à l’assureur à une date donnée
- Lettre de relance
Syndic de copropriété
- Notification des procès-verbaux d’assemblées générales pour les copropriétaires présents, votants pour et ayant reçu leur convocation par voie dématérialisée*
*La diffusion d’un procès-verbal d’assemblée générale peut se faire par envoi simple, sauf pour les copropriétaires « défaillants » — absents ou opposants — qui recevront le document par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour plus de renseignements, se référer à la loi sur l’envoi d’un PV d’AG en copropriété.
Objectif 0 papier, digitalisez vos envois !
Choisissez la lettre suivie électronique plutôt que le papier pour vos envois du quotidien.
Réduisez votre empreinte environnementale et vos délais d’envoi tout en gagnant en sécurité !
La lettre suivie électronique vous intéresse ?