Gestion du courrier mairie, témoignage client Mairie Brie Comte Robert
« L’interface DOC’UP est très bien, très fonctionnelle, très simple d’utilisation. Cette solution est vraiment à la portée de tous. DOC’UP nous a également permis de réduire considérablement nos coûts d’affranchissement puisque l’on bénéficie de tarifs bien plus avantageux. »
Madame Da Costa
Mairie de Brie Comte Robert
Le témoignage de la Mairie de Brie Comte Robert
Nous sommes à la Mairie de Brie Comte Robert, en présence de Madame Da Costa.
Vous utilisez aujourd’hui le service Doc’up pour la gestion du courrier de votre mairie. Est-ce que vous pouvez me dire quel service plus particulièrement utilise cet outil ?
On a choisi de prendre la solution Doc’up d’abord parce qu’elle était très simple, qu’elle pouvait répondre à nos besoins et principalement pour le service éducation jeunesse ainsi que le CCAS et également un peu pour les ressources humaines. Ce sont souvent des envois groupés qu’ils effectuent donc la solution Doc’up était parfaitement appropriée à leurs besoins.
Très bien et depuis combien de temps êtes-vous client chez Doc’up ?
Nous sommes client Doc’up pour l’externalisation depuis déjà un an.
Quel avantage le plus notable pouvez-vous tirer de cette solution de gestion du courrier en tant que mairie ?
Premièrement, DOC’UP nous a permis de réduire considérablement nos coûts d’affranchissement puisque l’on bénéficie de tarifs bien plus avantageux qu’avec la solution que nous avions auparavant. La solution de gestion du courrier pour les mairies Doc’up Immo est un gain de temps pour nos collègues qui ne sont plus obligés de se déplacer jusqu’aux mairies pour déposer le courrier au local courrier. C’est également un gain de temps pour notre collègue en charge de l’affranchissement, même si il lui reste quelques courriers avec des dossiers pour lesquels il n’est pas possible de dématérialiser. Cela représente un gain de temps pour nos collègues et une vraie facilité pour l’envoi de nos courriers.
Pouvez-vous nous en dire plus sur la gestion de votre courrier avant de nous rencontrer ?
C’était de la mise sous pli classique, on imprimait nos courriers, on les mettait dans les parafeurs et ensuite on les mettait sous enveloppe et on les apportait au local courrier pour que notre collègue puisse les affranchir et les déposer ensuite à la Poste. Donc la solution Doc’up présente un gros gain de temps pour tous.
Et que pensez-vous du service Doc’up aujourd’hui ?
L’interface est très bien, très fonctionnelle, très simple d’utilisation. Nous n’avons pas de problème, une fois que les paramétrages ont bien été effectué etc, les collègues n’ont aucun souci pour l’utiliser. La solution est vraiment à la portée de tous.
Très bien et qu’est-ce que vous diriez à une entreprise ou à une mairie qui s’adresserait à vous et qui vous poserait la question, qu’est-ce que vous en pensez, on hésite aujourd’hui à passer à la gestion du courrier externalisé au sein de notre mairie, est-ce qu’on doit le faire/ ne pas le faire… ?
Je leur dirai de ne pas hésiter puisque la solution a été mise en place très rapidement, c’est très simple, on a eu des formations appropriées pour nos collègues, donc il n’y a aucune raison d’hésiter !
La gestion du courrier externalisée avec Doc’up est vraiment un gain de temps pour les agents ou les collègues de la mairie.
Donc vous êtes satisfaits du suivi ? de notre service support ?
Oui lorsque l’on a besoin d’une information ou de modifier certaines choses sur un envoi, oui le retour est très rapide !
Madame Da Costa,
Mairie de Brie Comte Robert
Février 2023
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